La Función de Organización Empresarial: Fundamentos y Evolución

La función de organización es una etapa crucial que se desarrolla después de la planificación. Su propósito es asegurar que los planes establecidos se materialicen eficazmente, gracias a la colaboración de todos los miembros de la empresa.

Propósito de la Organización

La finalidad principal de la organización es diseñar una estructura clara donde se definan las tareas que cada persona debe realizar, así como sus responsabilidades y niveles de autoridad. Además, busca ordenar el conjunto de relaciones que surgen entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.

Breve Evolución Histórica de la Organización

Desde tiempos inmemoriales, el ser humano ha necesitado organizarse para llevar a cabo tareas de manera más eficiente, desde la caza en la prehistoria hasta la construcción de las pirámides o la Catedral de Sevilla. Sin embargo, no fue hasta el siglo XX cuando las empresas comenzaron a volverse más complejas, lo que impulsó el estudio formal de la organización empresarial. En este contexto, destacan tres grandes estudiosos pioneros: Frederick Taylor, Henri Fayol y Elton Mayo.

Principios Clave para un Diseño Organizacional Efectivo

Para diseñar un sistema de organización óptimo, se deben considerar los siguientes aspectos fundamentales:

• Determinación de los niveles de organización: Es decir, establecer la jerarquía de los mandos, definiendo claramente quién controla y ejecuta las tareas dentro de la empresa.
• Claridad en funciones y objetivos: Las funciones y objetivos asignados a cada nivel de mando y a cada persona deben ser claros y concretos.
• Canales de autoridad y responsabilidad delimitados: Cada persona, además de saber qué debe hacer, debe conocer a quién debe obedecer. Para ello, son necesarios canales de autoridad y responsabilidad bien definidos.
• Vías de comunicación multidireccionales: Debe existir una comunicación fluida en todos los sentidos: entre departamentos, con cargos superiores o inferiores dentro de la misma empresa, y hacia el exterior (clientes, proveedores).

La Comunicación en la Estructura Organizativa

Una comunicación efectiva es vital para el funcionamiento de cualquier empresa. Se clasifica principalmente en:

Tipos de Comunicación Empresarial

• Comunicación Vertical:
  1. Comunicación Ascendente: Se establece verticalmente, originándose en los empleados y finalizando en los directivos. Su finalidad es que los mandos conozcan de primera mano los problemas, sugerencias, ideas y quejas de los trabajadores, fomentando así su sentido de pertenencia a la empresa.
  2. Comunicación Descendente: También de forma vertical, se origina en los directivos y su fin es llegar a los trabajadores. Es más habitual que la ascendente y su propósito es informar a los subordinados sobre los objetivos de la empresa y las tareas necesarias para alcanzarlos.
• Comunicación Horizontal: Es la que se produce entre personas que se encuentran en un mismo nivel jerárquico, es decir, entre individuos de distintos departamentos (por ejemplo, entre el jefe de producción y el jefe comercial). Es imprescindible para que la empresa funcione de manera cohesionada y como un todo.

Importancia de una Comunicación Efectiva

Para que la comunicación en la empresa genere resultados positivos, debe estar bien canalizada. La comunicación puede ser oral o escrita. Tradicionalmente, la comunicación oral ha sido la más frecuente en el ámbito empresarial. Sin embargo, actualmente, debido al uso masivo de herramientas como los correos electrónicos, las intranets y otras plataformas digitales, las formas de comunicación escrita han ganado terreno e incluso han desbancado a la oral en muchos contextos.

Es crucial que esta comunicación sea «educada» y controlada, lo que implica saber en cada momento y situación cuál es el mensaje adecuado y cómo debe transmitirse para que sea efectivo. Una mala comunicación puede llevar a interpretaciones erróneas, con consecuencias negativas tanto para los trabajadores como para la empresa.

Teorías Clásicas de la Organización y su Evolución

La Escuela de las Relaciones Humanas de Elton Mayo

Aunque el enfoque de Frederick Taylor había logrado aumentar la productividad a corto plazo, planteaba inconvenientes significativos: trataba al trabajador como una máquina, lo que hacía el trabajo aburrido y agotador. En respuesta a esto, surgieron estudios que enfatizaban la importancia de humanizar el trabajo.

En este contexto, destacaron los famosos experimentos de Elton Mayo en Chicago. Mayo comenzó a incorporar descansos en el trabajo, aumentó la iluminación y permitió la música, lo que sorprendentemente llevó a un gran aumento de la productividad.

Conclusiones Clave de Elton Mayo:

1. Las relaciones humanas en el puesto de trabajo son fundamentales; las personas trabajan mejor en grupos que de forma aislada.
2. Las personas no solo se mueven por incentivos económicos, sino también por motivaciones sociales, como el deseo de formar parte de un grupo o sentirse importantes.
3. El ser humano no puede ser programado como una máquina. Para aumentar la productividad de los trabajadores, es imprescindible prestarles atención y motivarles para que se sientan más satisfechos.

Frederick Taylor y la Dirección Científica

En 1911, Frederick Taylor revolucionó la forma de organizar el trabajo con sus «Principios de la Dirección Científica». Taylor incorporó el método científico al estudio del trabajo: descompuso cada movimiento requerido para una tarea, cronometró el tiempo que se tardaba en realizar cada uno y estudió cómo hacer cada tarea de la manera más eficiente posible. Su objetivo era reducir el número de movimientos y los tiempos muertos (por ejemplo, cuando los trabajadores buscaban herramientas o cambiaban de actividad) para aumentar la productividad.

Aportaciones Fundamentales de Taylor:

• División del Trabajo y Especialización: Propuso la división del trabajo en tareas sencillas, lo cual es clave porque conduce a la especialización de los trabajadores, quienes, al repetir la misma tarea, la realizan cada vez mejor. Taylor defendía que se debía definir al trabajador más idóneo para cada tarea según sus características personales.
• Sistema de Incentivos Económicos: Incorporó un sistema de incentivos económicos, proponiendo un salario directamente relacionado con la productividad. Así, los trabajadores que producían más obtenían un mayor salario.

Henri Fayol y la Administración Global

Henri Fayol amplió significativamente los estudios de Taylor. Mientras Taylor se centró principalmente en la organización del trabajo y las tareas a nivel operativo, Fayol estudió la empresa de una manera mucho más global. No solo se enfocó en la función de relación, sino en la función de administración en su totalidad, abarcando aspectos como la planificación, organización, dirección, coordinación y control.

La División del Trabajo y la Especialización

La división del trabajo es un concepto fundamental que se desprende de las teorías sobre la organización. Hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio. Estas tareas deben ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas con el objetivo de mejorar la eficiencia. Por lo tanto, cuanto más se especialicen las personas, mayor será la eficiencia con la que desempeñarán su trabajo. La línea de montaje es un ejemplo clásico de la división del trabajo.

Aunque hoy en muchas empresas aún se aplica la división del trabajo en estado puro, la tendencia actual es que el trabajador sea polivalente y pueda desarrollar más de una tarea con igual destreza. Esto también ayuda a mitigar el cansancio y la monotonía que podría generar la realización constante de la misma tarea.

Estructuras Organizativas: Formal e Informal

La Organización Formal

Existen empresas que, debido a su dimensión, la simplicidad de su gestión y una plantilla reducida (típicamente pequeñas empresas), no requieren un reparto formal de tareas y responsabilidades ni una definición estricta de circuitos de comunicación.

En contraste, en las empresas medianas y grandes, que poseen diversos centros de decisión y control del trabajo, la gestión es inherentemente compleja. Por esta razón, es indispensable establecer una estructura programada y definida, conocida como organización formal.

La organización formal se define como la estructura intencional, definida e identificada, en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual deben ajustarse las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.

Modelos de Estructura Organizativa

La estructura organizativa de una empresa es fundamental, ya que muestra la división del trabajo y refleja las responsabilidades de los trabajadores, la configuración de los departamentos y la jerarquía interna.

1. Modelo Lineal o Jerárquico

Este modelo se basa en el principio de unidad de mando, donde cada trabajador recibe órdenes de un único jefe que se sitúa por encima de él.

Ventajas:

• Modelo simple y fácil de entender.
• Las responsabilidades y la jerarquía están claramente definidas.
• Toma de decisiones rápida, ya que depende de una sola persona.

Inconvenientes:

• Comunicación lenta, pues las decisiones deben comunicarse a través de todos los niveles jerárquicos.
• Falta de especialización en los mandos intermedios.

2. Modelo Funcional

Se caracteriza por la existencia de especialistas, donde cada uno se centra en una de las áreas de la empresa. En este modelo, no existe el principio de unidad de mando, lo que significa que los trabajadores pueden recibir órdenes de varios especialistas.

Ventajas:

• Los trabajadores están mejor asesorados en cada materia específica.

Inconvenientes:

• Las órdenes pueden ser contradictorias en ocasiones, lo que puede generar conflictos.

3. Modelo en Línea y de Asesoramiento (Staff)

Este modelo combina elementos del modelo lineal y del funcional. Mantiene la unidad de mando (cada trabajador recibe órdenes de un solo jefe), pero se crea un departamento de asesoramiento (staff) que no tiene autoridad directa dentro de la jerarquía.

Ventajas:

• Las responsabilidades y jerarquías son claras.
• Existen especialistas que asesoran a los diferentes departamentos, mejorando la calidad de las decisiones.

Inconvenientes:

• Las decisiones pueden ser más lentas, ya que es necesario consultar a los asesores.
• Supone un coste extra debido a la contratación de personal especializado de staff.

4. Modelo Matricial

El modelo matricial combina la departamentalización por funciones con la departamentalización por productos o proyectos. En este esquema, los trabajadores tienen dos jefes: el del departamento funcional y el del proyecto o producto.

Ventajas:

• Estructura flexible y adaptable a diferentes proyectos o cambios en el entorno.

Inconvenientes:

• A veces surgen problemas de coordinación entre ambos jefes, lo que puede generar conflictos y confusión en los empleados.

5. Modelo de Comité

En este modelo, las decisiones son compartidas por un grupo de personas, lo que implica que la jerarquía tradicional puede desaparecer o diluirse en ciertos contextos. No suele utilizarse para toda la empresa, sino más bien para resolver problemas concretos o tomar decisiones estratégicas específicas.

Ventajas:

• Es motivador para los trabajadores, ya que se tiene en cuenta su opinión.
• Permite una visión más amplia y diversa en la toma de decisiones.

Inconvenientes:

• La toma de decisiones puede ser considerablemente lenta debido a la necesidad de consenso.