El Proceso Administrativo: Etapas Fundamentales
- Planificación
- Organización
- Integración
- Dirección
- Control
Planeación
La planeación es el primer paso del proceso administrativo, por medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.
Importancia de la Planeación
- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
- Elimina la improvisación. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
- Mantiene una mentalidad futurista, teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.
Etapas de la Planeación
- Misión o Propósito
- Objetivos
- Estrategias
- Políticas
- Programas
- Presupuestos
Concepto de Planificación
Al diseñar un ambiente para el desempeño eficaz de las personas que trabajan en grupos, la tarea más importante de un administrador es asegurarse de que todos comprendan los propósitos y objetivos del grupo, así como sus métodos para lograrlo. Para que el esfuerzo del grupo sea eficiente, las personas deben conocer lo que se espera de ellas.
La planificación permite salvar la brecha que nos separa del lugar a donde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de lo contrario no hubieran sucedido. Aunque pocas veces se puede predecir el futuro con exactitud y aunque factores fuera de nuestro control puedan interferir con los planes mejor preparados, si no se planea, se deja que los sucesos ocurran por casualidad.
Principios de la Planificación
Contribución a los Objetivos
El propósito de cada plan y de todos los planes de apoyo es favorecer el logro de los objetivos de la empresa.Supremacía de la Planificación
Lógicamente, la planificación precede a todas las demás funciones administrativas.Eficiencia de los Planes
La eficiencia de un plan se mide por su aporte al propósito y a los objetivos, en contraste con los costos necesarios para formularlo y operarlo, así como por las consecuencias no deseadas.Factor Limitante
Al seleccionar entre alternativas, cuanto mayor sea la precisión con que las personas puedan reconocer y eliminar aquellos factores limitantes o críticos para el logro de la meta deseada, con más facilidad y exactitud podrán seleccionar la alternativa correcta.Compromiso
La planificación lógica debe abarcar un periodo futuro indispensable para pronosticar lo mejor posible, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos que se derivan de la decisión tomada.Flexibilidad
Al incluir la flexibilidad en los planes, disminuirá el peligro de pérdidas debidas a acontecimientos inesperados, pero se debe ponderar el costo de la flexibilidad contra sus ventajas.Cambio de Rumbo
Cuanto más comprometan las decisiones de planificación a las personas a seguir una ruta futura, más importante será verificar periódicamente los acontecimientos y las expectativas, y rediseñar los planes para mantener el curso hacia una meta deseada.Establecimiento de Objetivos
La planeación es un proceso que empieza por definir los objetivos y los planes para alcanzarlos. En esta definición, el establecimiento de los objetivos a alcanzar es el punto de partida de la planeación. La fijación de objetivos es la primera actividad que debe hacerse: saber a dónde se pretende llegar, para saber exactamente cómo llegar hasta allí.
Tipos de Planes
Misión
Es la razón de ser de la empresa, se establece a largo plazo y se define como cualquier operación de un grupo organizado que ha de ser significativa y debe tener un objetivo o meta.Estrategia
Es el resultado del proceso de decidir sobre el objetivo de la organización, sobre los cambios de esos objetivos, sobre los recursos necesarios para obtenerlos y las políticas que deben limitar la adquisición y uso de estos recursos.Políticas
Se refieren al establecimiento de los objetivos o intenciones de la organización, sirviendo como guías orientadoras de la acción administrativa.Normas
Son reglas que delimitan y aseguran los procedimientos. Son órdenes directas y objetivas respecto del curso de acción que se va a seguir. Las normas surgen cuando una determinada situación exige una acción específica y única. Son guías específicas de acción: cuando debe seguirse fielmente un curso de acción o de conducta.Metas
Son los objetivos a alcanzar a corto plazo. Muchas veces pueden confundirse con los objetivos inmediatos o con los objetivos de los departamentos. Las metas más comúnmente encontradas son: de producción mensual, facturación mensual, cobro diario, etc.Programas
Son las actividades necesarias para alcanzar cada una de las metas.Cobertura de la Planeación
- Planeación Estratégica: Genérica, sintética y abarcadora.
- Planeación Táctica: Menos genérica y más detallada.
- Planeación Operacional: Detallada, específica y analítica.
Organización
Organización Formal
Significa casi siempre la estructura intencionada de roles en una empresa formalmente organizada. Sin embargo, describir una organización como “formal” no significa que haya algo inherentemente inflexible o indebidamente limitante en ella.
Organización Informal
Chester Barnard, autor de The Functions of the Executive, considera como organización informal cualquier actividad personal conjunta sin un propósito colectivo consciente, aunque contribuya a resultados colectivos. De esta forma, las relaciones informales que se establecen en el grupo de personas que juegan ajedrez durante la hora de comida pueden ayudar al logro de las metas organizacionales.
Dirección
Motivación y Motivadores
Los motivos humanos se basan en necesidades, que pueden ser conscientes o inconscientes. Algunas son necesidades primarias, como los requerimientos fisiológicos de agua, aire, alimentos, sueño y vivienda.
Control
Principios Clave del Control
Ante el hecho de que el control, aun cuando representa un sistema en sí mismo, es un subsistema de un área mayor de la administración, algunos de estos principios son comprensiblemente similares a los identificados en los estudios de otras funciones administrativas.
Tipos de Presupuestos
Los presupuestos se pueden clasificar en varios tipos básicos, que son los siguientes:
- Presupuestos de ingresos y gastos.
- Presupuestos de tiempo, espacio, materiales y productos.
- Presupuestos de gastos de capital y presupuestos de efectivo.