1. La función de planificación en la empresa
Concepto de planificación
La planificación es un proceso consistente en:
- Determinar los objetivos de la empresa en base a previsiones futuras.
- Determinar la mejor forma de alcanzar esos objetivos (estrategias), teniendo en cuenta las variaciones del entorno.
- Establecer los medios a utilizar, el plazo para alcanzar los objetivos y los responsables de su consecución.
Los objetivos de la planificación son básicamente:
- Reducir la incertidumbre y el riesgo en la toma de decisiones.
- Facilitar el control para detectar fallos en la consecución de los objetivos.
Etapas de la planificación
- Análisis de la situación de partida: Se analiza la situación interna (fortalezas y debilidades) y el entorno (oportunidades y amenazas) mediante el Análisis DAFO.
- Fijación de los objetivos: El directivo establece objetivos generales y funcionales. Para ser útiles, deben ser: deseables, factibles, cuantificables, comprensibles, motivadores y coherentes con la cultura de la empresa.
- Determinación de las líneas de actuación: Se definen los caminos para alcanzar los objetivos.
- Evaluación de las alternativas: Proceso de toma de decisiones donde se valoran las distintas opciones.
- Elección de una de las alternativas: Decisión final sobre qué camino ejecutar.
- Redacción de la planificación: Elaboración de planes derivados, procedimientos, normas y presupuestos.
- Implantación: Ejecución de las acciones seleccionadas.
- Control y determinación de las desviaciones: Seguimiento periódico y corrección de planes.
Clasificación de los objetivos
- Según el área: Globales (toda la empresa) o de áreas específicas (fines de sección).
- Según su cuantificación: Cuantificables (ej. volumen de ventas) o no cuantificables (ej. prestigio).
- Según su relación: Complementarios, neutrales o conflictivos.
Contenido de un plan
- Políticas: Principios básicos que guían la toma de decisiones.
- Procedimientos: Pasos detallados para ejecutar una acción.
- Reglas: Normas de funcionamiento interno.
- Presupuestos: Previsiones numéricas de recursos.
2. La función de control en la empresa
El control es el conjunto de actividades destinadas a verificar la adecuación de las acciones emprendidas respecto a los objetivos marcados para detectar y corregir desviaciones.
Etapas del control
- Determinar zonas de control: Definir qué, dónde, cómo y cuándo controlar.
- Establecer normas o estándares: Informar al empleado sobre lo que se espera de él mediante indicadores.
- Realizar la evaluación y comparar: Analizar si los resultados se ajustan a los estándares. Las desviaciones pueden ser positivas o negativas.
- Corrección de las desviaciones: Eliminar la causa raíz del error (ya sea en la planificación, organización o recursos humanos).
Criterios de evaluación
- Eficaz: Se consiguieron los objetivos.
- Eficiente: Se alcanzó el objetivo con el mínimo coste.
- Aprendida: Se adquirieron conocimientos para el futuro.
- Consistente: Acorde con la filosofía de la empresa.
3. Dirección por Objetivos (DPO)
Es un estilo de dirección donde la fijación de objetivos y el control se realizan de forma conjunta entre directivos y subordinados, fomentando la participación y motivación.
Etapas de la DPO
- Fijación de objetivos: Reunión para establecer metas a corto plazo.
- Aplicación: El subordinado tiene autonomía para determinar el procedimiento.
- Evaluación: Control final del grado de cumplimiento.
Existen tres tipos según el grado de participación: nula (impuesta), consultiva (se pide opinión) y participativa (se negocian las metas).