La Planificación Empresarial: Conceptos y Etapas

La planificación consiste en fijar objetivos, establecer estrategias para alcanzarlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa.

Clasificación de los Planes

Por su Naturaleza y Características

Esta clasificación hace referencia a la extensión del plan y se puede distinguir:

• Metas: Son los fines fundamentales perseguidos por la empresa. Las metas son el punto de partida de la planificación.
• Objetivos: Es crucial distinguir entre objetivos y subobjetivos. Los objetivos tienen un carácter general que involucran a toda la empresa y todos deben contribuir a su consecución. Los subobjetivos se refieren a temas más específicos, que afectan a áreas concretas de la organización.

Al establecer los objetivos, se debe tener en cuenta que:

• Los objetivos deben ser realistas.
• Todos los subsistemas de la empresa deben tener los recursos necesarios para alcanzarlos y adaptarse al momento y al entorno, aprovechando todas sus posibilidades.
• Se deben establecer prioridades entre los diferentes objetivos y subobjetivos, valorando el coste de oportunidad.
• Los objetivos se deben alcanzar con el menor número de consecuencias imprevistas y con costes mínimos.
• Una vez marcados los objetivos, hay que comunicarlos a todos los subordinados implicados e intentar motivarles para que los cumplan.
• Políticas: Son los principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan ciertos límites de actuación.
• Procedimientos: Son los pasos a seguir para ejecutar una acción.
• Reglas: Indican lo que se puede hacer y lo que no, y son muy estrictas.
• Presupuestos: Son la expresión numérica del plan escrito. Prevén las necesidades de dinero para afrontar los planes marcados.

Por su Dimensión Temporal

Se refiere al tiempo durante el cual se pueden aplicar:

• Planes a largo plazo: Periodo superior a 5 años. Se refieren a aspectos estructurales de la empresa, relativos a una expansión futura, como nuevas inversiones en maquinaria.
• Planes a medio plazo: Se deben conseguir en un periodo superior a 1 e inferior a 5 años. Estos planes muestran la actividad que debe desarrollar la mayor parte de los departamentos de la empresa.
• Planes a corto plazo: Son aquellos planes que tienen como límite el ejercicio económico, normalmente un año. Se trata de planes inmediatos y muy concretos por departamentos.

Por Funciones o Departamentos

Se refiere a planes de producción, ventas, financieros y de inversiones, etc. El contenido y las características de cada tipo de plan están relacionados con el tipo de función o departamento al que afecta. Podemos encontrar planes intradepartamentales (si se aplican a un departamento) e interdepartamentales (si afectan a más de un departamento).

Etapas del Proceso de Planificación

1. Análisis de la situación de partida: Se analiza la situación actual de la empresa y de su entorno, y se toma conciencia de las oportunidades existentes para poder aprovecharlas.
2. Fijación de los objetivos: Se marcan los objetivos, es decir, se concretan las metas a las que se quiere llegar.
3. Creación de alternativas o determinación de las líneas de actuación: Se marcan los diferentes caminos que lleven a la empresa hacia los objetivos propuestos.
4. Evaluación de las alternativas: Estudiar los puntos fuertes y débiles, y evaluar los costes, riesgos, etc.
5. Elección de una de las alternativas: En esta etapa se decide qué plan se ejecutará.
6. Control y determinación de desviaciones: Aunque se haya escogido una alternativa con la seguridad de que es la mejor, es posible que la realidad evolucione de forma diferente. Hay que hacer un seguimiento periódico de los planes y corregirlos cuando sea necesario.

La Organización Empresarial: Estructura y Comunicación

La organización es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Además, la organización tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que pueden surgir entre las diversas tareas y todas las áreas de funcionamiento de la empresa.

La Organización del Trabajo

Nos referimos a un conjunto de normas que tiene como finalidad coordinar todos los medios a disposición de la empresa para que, con los mínimos costes y el mínimo esfuerzo, se obtengan los objetivos previamente marcados.

Evolución Histórica de la Organización del Trabajo

A lo largo de la historia, el individuo ha tenido la necesidad de trabajar junto con los demás, y por tanto, de organizarse. Sin embargo, las empresas no tuvieron necesidad de organizar el trabajo hasta el siglo XIX, con la Revolución Industrial, con la finalidad de obtener una mayor productividad.

Etapas de la Función de Organización

• Determinar los niveles de organización, es decir, la jerarquía de los mandos. Definir quién controla y ejecuta las tareas dentro de la empresa.
• Definir las funciones o los objetivos destinados a cada nivel de mando y a cada persona de forma clara y concreta.
• Establecer canales de autoridad y de responsabilidad bien delimitados. Cada persona debe saber qué tiene que hacer y a quién tiene que obedecer.
• Implementar vías de comunicación en todos los sentidos: entre departamentos, con cargos superiores o inferiores de la misma empresa y hacia el exterior (clientes, proveedores…).

La organización será diferente según el tipo de empresa (dimensión, actividad, etc.).

La Comunicación en la Empresa

Para que la organización de la empresa funcione con total garantía, uno de los puntos más importantes es la comunicación. Nos centraremos en la comunicación interna:

• Comunicación interna vertical:
  • Comunicación ascendente: Se origina en los empleados y finaliza en los directivos (de abajo hacia arriba). Su finalidad es que los mandos conozcan los problemas de los trabajadores y que estos se sientan parte de la empresa.
  • Comunicación descendente: Se origina en los directivos y finaliza en los trabajadores (de arriba hacia abajo). Es más habitual que la ascendente. Su finalidad es informar a los trabajadores de los objetivos de la empresa y de las tareas a realizar.
• Comunicación interna horizontal: Se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, es decir, entre personas de distintos departamentos.

Escuela de Relaciones Humanas y la Motivación en el Trabajo

Escuela de Relaciones Humanas

A partir de las críticas al taylorismo, se buscaron métodos para solucionar sus puntos débiles, buscando hacer el trabajo más humano. Elton Mayo fue el primero en demostrar la importancia de las relaciones humanas en la empresa. Realizó experimentos en la planta Hawthorne, fabricante de material electrónico, que le sirvieron para formular sus teorías.

Mayo comprobó que el rendimiento aumentaba al introducir mejoras (música ambiental, descansos, explicación de la importancia del trabajo). Al volver a la situación inicial, la producción seguía aumentando. Concluyó que el aumento del rendimiento era consecuencia de la relación de colaboración y amistad entre el personal y los jefes.

Conclusiones clave:

1. Existen incentivos sociales, además de los materiales.
2. Es esencial la atención de la empresa hacia el trabajador para su satisfacción emocional y productividad.
3. El hombre no se puede programar como una máquina.

La Motivación en el Trabajo

La escuela de relaciones humanas considera que la motivación es el núcleo de las relaciones laborales. Las personas tienen necesidades que producen insatisfacción si no se cubren. La motivación es el empuje para cubrir estas necesidades. Para motivar, es necesario conocer las necesidades de las personas.

Incentivos que utilizan las empresas:

• El dinero: Sirve para satisfacer necesidades de consumo. Para que sea motivador, el trabajador debe notar que la empresa reconoce su esfuerzo.
• Expectativas de futuro: Las posibilidades de mejora y ascenso motivan al trabajador.
• Reconocimiento del trabajo: Se debe tener en cuenta el esfuerzo de cada persona y recompensarlo.
• Colaboración en el trabajo: Otorgar responsabilidades, delegar funciones, solicitar la opinión de los subordinados, etc., para que se sientan parte de la empresa.

Teoría de Maslow

Abraham Maslow fue el autor más destacado de la teoría humanista. Clasificó las necesidades humanas en cinco niveles que se satisfacen de forma progresiva. Estas necesidades son una fuente de motivación que desaparece a medida que se satisfacen. Maslow representaba estas necesidades en forma de pirámide:

1. Necesidades fisiológicas: Son las necesidades básicas (comida, vivienda, etc.).
2. Necesidades de seguridad: Aparecen cuando las necesidades primarias están satisfechas.