Conceptos Fundamentales de la Administración de Empresas

La administración de la empresa se define como el conjunto de funciones que realizan los directivos para coordinar personas y recursos, con el fin de alcanzar los objetivos de la organización de manera eficiente y eficaz.

Las 4 Funciones Clave de la Administración

1. Planificación: Decidir los objetivos y cómo alcanzarlos mediante la formulación de estrategias.
2. Organización: Estructurar la empresa, repartir tareas y responsabilidades, y definir las líneas de autoridad.
3. Dirección o Gestión de Recursos Humanos: Orientar y motivar al personal para cumplir los objetivos, lo que incluye liderazgo, motivación y comunicación.
4. Control: Comparar los resultados obtenidos con los planificados y aplicar correcciones si es necesario.

La Función de Planificación

La planificación consiste en fijar objetivos a partir de la situación actual de la empresa, establecer estrategias y políticas para alcanzarlos, y asignar los recursos disponibles para ello.

Fases del Proceso de Planificación

1. Análisis de la situación (¿Dónde estamos?)

   • Análisis externo: Estudiar los factores del entorno para identificar oportunidades y amenazas.
   • Análisis interno: Analizar los recursos y capacidades de la empresa para identificar fortalezas y debilidades.
   • Resultado: Matriz DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).

2. Fijación de objetivos (¿A dónde queremos llegar?)

   • Misión: La razón de ser de la empresa (¿quiénes somos?).
   • Visión: Una guía sobre hacia dónde quiere llegar la empresa a largo plazo (¿qué queremos ser?).
   • Objetivos estratégicos: Metas a largo plazo (de 1 a 5 años).
   • Objetivos operativos o tácticos: Metas a corto plazo (menos de 1 año) definidas por departamentos.

3. Diseño de estrategias (¿Cómo llegaremos allí?)

   • Liderazgo en costes: Producir de forma más barata que la competencia.
   • Diferenciación: Ofrecer un producto único y atractivo que los clientes valoren.
   • Posteriormente, se definen la segmentación y el posicionamiento en el mercado.

4. Implantación de la estrategia (¿Qué acciones realizaremos?)

   • Políticas: Principios generales que guían la toma de decisiones.
   • Procedimientos: Pasos concretos para realizar acciones específicas.
   • Reglas: Normas estrictas que se deben cumplir siempre.

5. Establecimiento de presupuesto (¿Con qué recursos contamos?)

   Determinar los gastos e ingresos necesarios para ejecutar el plan estratégico.

6. Control (¿Lo estamos logrando?)

   Comparar los resultados reales con lo planificado y realizar las correcciones oportunas.

La Función de Organización

Una vez planificados los objetivos, la empresa debe organizar sus recursos humanos y materiales. Organizar significa establecer la estructura de la empresa, repartir tareas y responsabilidades, y definir quién tiene autoridad sobre quién.

Tipos de Organización: Formal e Informal

Organización Formal

Es la estructura oficial establecida por la dirección que todos deben seguir. Incluye las responsabilidades y tareas de cada puesto, los departamentos en los que se agrupan los trabajadores y la jerarquía o autoridad dentro de la empresa.

Organización Informal

Son las relaciones personales y sociales que surgen de manera espontánea entre los miembros de la empresa, como amistades, intereses comunes o líderes naturales respetados por sus compañeros. En esta estructura, la información circula más rápido que por los canales oficiales y estos líderes pueden influir en otros sin tener autoridad formal.

Diferencias Principales

• La organización formal es obligatoria y sigue normas oficiales; la informal surge de las relaciones interpersonales.
• La formal tiene una autoridad jerárquica; la informal se basa en el respeto y la influencia personal.
• La comunicación formal sigue los canales establecidos por la empresa, mientras que la informal es más rápida y flexible.

División del Trabajo y Departamentalización

División del Trabajo

Consiste en repartir todas las tareas que se deben realizar en la empresa. Esto permite la especialización de los trabajadores, ya que cada uno se centra en lo que mejor sabe hacer, aumentando así la productividad.

Departamentalización

Es la agrupación de actividades y trabajadores en departamentos. Se puede realizar de varias maneras:

1. Por funciones: Agrupa a los trabajadores según áreas funcionales (producción, finanzas, marketing, recursos humanos). Ventaja: mayor especialización y productividad. Inconveniente: puede haber problemas de comunicación entre departamentos.
2. Por zona geográfica: Agrupa a los trabajadores según la zona donde se venden los productos (ej. Coca-Cola España, Coca-Cola Francia). Ventaja: se atiende mejor a los clientes de cada zona. Inconveniente: se duplican funciones y aumenta el coste.
3. Por productos: Cada departamento se encarga de un producto distinto (ej. Apple: iPhone, iPad, iWatch). Ventaja: cada departamento es autónomo y un problema en uno no afecta a los demás. Inconveniente: se duplican funciones y recursos.
4. Por procesos: Los departamentos se crean según las etapas del proceso productivo (ej. fabricación de un coche: prensado, chapistería, pintura, montaje). Ventaja: aumenta la especialización y la productividad. Inconveniente: puede generar monotonía en los trabajadores.

Modelos de Estructura Organizativa

La estructura organizativa muestra los puestos de trabajo, responsabilidades, departamentos y jerarquía. Existen cinco modelos principales:

1. Modelo lineal o jerárquico: Cada trabajador recibe órdenes de un solo jefe (unidad de mando). Ventajas: estructura simple, responsabilidades claras, decisiones rápidas. Inconvenientes: comunicación lenta entre niveles y poca especialización de los directivos.
2. Modelo funcional: Basado en especialistas; cada trabajador puede recibir órdenes de varios expertos. Ventajas: trabajadores mejor asesorados en cada área. Inconvenientes: las órdenes de varios jefes pueden ser contradictorias y generar conflictos.
3. Modelo en línea y de asesoramiento (Staff): Combina el modelo lineal con especialistas asesores (staff) sin autoridad formal. Ventajas: jerarquía clara y asesoramiento especializado. Inconvenientes: decisiones más lentas y mayor coste por los asesores.
4. Modelo matricial: Combina departamentos por funciones y por productos. Los trabajadores tienen dos jefes: uno funcional y otro de producto. Ventajas: estructura flexible y adaptable a diferentes proyectos. Inconvenientes: problemas de coordinación y posibles conflictos entre jefes.
5. Modelo en comité: Las decisiones se toman de manera colectiva, sin una jerarquía definida. Ventajas: es motivador y permite recoger la opinión de los trabajadores. Inconvenientes: la toma de decisiones es muy lenta y suele usarse solo para problemas concretos.

La Función de Dirección y Gestión de Recursos Humanos

La dirección de recursos humanos consiste en gestionar a los trabajadores para que realicen correctamente sus tareas y se alcancen los objetivos de la empresa. No basta con organizar; también hay que saber dirigir, motivar y comunicar.

El Liderazgo

El liderazgo es la capacidad de influir en las personas para que trabajen con buena disposición y entusiasmo. Existen tres estilos principales:

1. Liderazgo autoritario: El jefe toma todas las decisiones, manda y los subordinados obedecen. La comunicación es unidireccional (de jefe a subordinado).
2. Liderazgo democrático: El líder permite la participación de los trabajadores y delega autoridad, aunque la decisión final es suya.
3. Liderazgo liberal (Laissez-faire): El líder da unas pautas generales y deja que los trabajadores tomen sus propias decisiones, confiando en sus conocimientos.

Teoría X y Teoría Y de McGregor

McGregor postula que el estilo de liderazgo depende de la percepción que el líder tiene de sus empleados:

• Teoría X: El líder piensa que los trabajadores evitan el trabajo, no quieren responsabilidades y solo les motiva el dinero. Este líder usará un estilo autoritario.
• Teoría Y: El líder piensa que los trabajadores son creativos, responsables y disfrutan del trabajo. Este líder usará un estilo participativo o democrático.

Cultura Empresarial

La cultura de la empresa es el conjunto de valores, creencias, símbolos y normas que guían el comportamiento de todos sus trabajadores.

• Valores: Principios éticos de la organización.
• Creencias: Ideas compartidas sobre la misión, visión y objetivos.
• Símbolos: Logotipo, diseño de oficinas, eventos internos, etc.
• Normas: Reglas que guían la conducta diaria.

La Comunicación en la Empresa: Modalidades y Recursos Digitales

La comunicación es el intercambio de información entre los miembros de la organización. Idealmente, debe ser bidireccional. Cumple cuatro funciones clave: informar, motivar, permitir la expresión emocional y controlar.

Tipos de Comunicación

• Vertical:
  • Ascendente: De subordinados a jefes (sugerencias, quejas, ideas).
  • Descendente: De jefes a subordinados (órdenes, instrucciones).
• Horizontal: Entre personas del mismo nivel jerárquico (por ejemplo, jefes de distintos departamentos).

Para que la comunicación sea eficaz, es fundamental usar los canales adecuados.

Recursos Digitales para la Comunicación Interna

1. Comunicación Asincrónica (no requiere coincidencia temporal)

• Correo electrónico corporativo
• Intranet y portales internos
• Newsletters y boletines

2. Comunicación Sincrónica (en tiempo real)

• Mensajería instantánea (Slack, Microsoft Teams)
• Videoconferencias (Zoom, Google Meet)
• Pizarras digitales colaborativas (Miro, MURAL)

3. Herramientas de Gestión de Proyectos

Permiten colaborar y seguir el progreso de las tareas (Trello, Asana, Google Docs).

4. Redes Sociales y Foros Corporativos

Fomentan las relaciones informales y fortalecen la cultura interna.

5. Contenidos Audiovisuales

Podcasts internos, tutoriales en vídeo, webinars formativos.

Gestión y Resolución de Conflictos

Los conflictos laborales son desacuerdos que surgen entre empleados, jefes o grupos dentro de la empresa. Afectan negativamente al clima laboral y a la productividad.

Causas Comunes de los Conflictos Laborales (según Bell y Hart)

1. Recursos limitados y competencia por ellos.
2. Estilos de trabajo diferentes.
3. Percepción de injusticia o trato desigual.
4. Objetivos mal definidos o contradictorios.
5. Roles y responsabilidades poco claros.
6. Problemas de comunicación.
7. Personalidades y valores incompatibles.
8. Presiones externas (familiares, económicas, etc.).

Etapas para la Resolución de un Conflicto

1. Identificación del conflicto.
2. Análisis de sus causas.
3. Preparación para afrontarlo.
4. Comunicación entre las partes implicadas.
5. Negociación y búsqueda de soluciones mutuamente aceptables.
6. Implementación del acuerdo alcanzado.
7. Seguimiento para evitar que el conflicto resurja.

Métodos de Solución de Conflictos

La negociación es la forma más deseable de resolver conflictos. Si no es suficiente, existen otros métodos:

• Soluciones judiciales: Los tribunales y juzgados imponen una sentencia de obligado cumplimiento.
• Soluciones extrajudiciales:
  • Conciliación: Una persona neutral (conciliador) ayuda a las partes a acercar posiciones.
  • Mediación: Una persona neutral (mediador) propone soluciones no vinculantes.
  • Arbitraje: Un tercero (árbitro) toma una decisión que es obligatoria para las partes.