Control y Dirección en la Administración: Conceptos Clave y Herramientas

Control y Dirección en la Administración

Concepto de Control

Control: Es un proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.

Pasos básicos del Sistema de Control:

Establecer normas y métodos para medir el desempeño.
Medición del desempeño.
Comparar.
Acciones correctivas.

Etapas del control:

Determinar la base de control: Los objetivos propuestos, las metas a alcanzar.
Medir y juzgar lo realizado: Verificar lo realizado para compararlo con lo programado.
Comparar lo realizado con lo programado: Relación entre las dos etapas anteriores (lo programado y lo realizado). Constituye el control propiamente tal.
Analizar y corregir desviaciones: Se analizan las desviaciones existentes, lo que posibilita reformular el plan y adoptar medidas correctivas para evitar en el futuro que las desviaciones se repitan.

Necesidad del Control

El control es una valiosa herramienta que, usada positivamente, ayuda a corregir errores a los miembros de una organización, no es una acción policial ni coercitiva. Es un elemento renovador de la administración.

Retroalimentación

La información ingresa al sistema debido al control y puede ser de dos formas:

Negativa: La que lleva a decisiones que permiten modificar la actuación, es decir, corrige las desviaciones sin modificar la planificación.
Positiva: La que lleva al desplazamiento de las metas en la misma dirección de la desviación; el plan se adapta o aproxima al desempeño real.

Necesidad del Control – Retroalimentación del grupo:

Participación activa y efectiva del grupo en el control de su obra.
No se consideran algunas reacciones individuales negativas frente al control, logrando así mayor motivación.

Necesidades de los individuos y de los grupos:

El control puede contribuir a su satisfacción.
No limitarlo a una nota que deriva en premios y castigos, sino en oportunidades de ejercer sus aptitudes.
Se satisfacen necesidades de estima, logro y autorrealización del trabajador.

Tipología de Controles

Cuantitativos: Ejemplo: Ventas (volúmenes físicos de ventas).
De calidad: Ejemplo: El servicio al cliente.
De tiempo: Ejemplo: Un programa.
Monetarios: Ejemplo: Un presupuesto (monto de las ventas).

Tipos especiales de controles:

Controles generales: A toda la empresa o una gran parte como unidad base.
Controles generales financieros: Análisis económico y financiero y el análisis de punto de equilibrio, etc.
Controles generales de auditoría: Para declaraciones financieras, valorar las operaciones contables y financieras y evaluar los resultados administrativos.
Control general por área clave: Medir resultados y comparar con metas preestablecidas, en ciertas áreas o campos de acción básicos de la empresa.
Control presupuestario: Relación con el presupuesto y su grado de cumplimiento.

Concepto de Dirección

Definición de Dirección: Poder tomar decisiones guiando las acciones de los otros – tener la capacidad de comprender la motivación de los subordinados, inspirar a los subordinados para que cada uno dé lo mejor de sí.

¿Qué es dirigir?

Mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

Importancia de la dirección:

Es parte esencial y central de la administración.

¿Cuáles son los elementos de la dirección?

El jefe.
Los dirigidos.
La situación.
Importancia.

Nombre al menos dos principios básicos de la dirección:

De la armonía del objetivo o la dirección.
Impersonalidad de mando.
De la supervisión directa.
De la vía jerárquica.
De la resolución del conflicto.
Aprovechamiento del conflicto.

¿Cuáles son las etapas de la dirección?

Toma de decisiones (definir y analizar problemas).
Integración (administrador, regla).
Motivación (diversos impulsos, mover y conducir, calidad de vida, factores ambientales).
Supervisión (vigilar y guiar, liderazgo).

Defina lo que es control:

Es un proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.

Dibuje la representación esquemática del control:

Establecer normas y métodos para medir desempeño – Medición de desempeño – Comparar – Si – No hacer nada – No – Acciones correctivas.

Nombre y explique las 4 etapas del control:

Determinar la base de control: Metas a alcanzar.
Medir y juzgar lo realizado: Verificar lo realizado para compararlo con lo programado.
Comparar lo realizado con lo programado: Constituye el control propiamente tal.
Analizar y corregir desviaciones: Analizar las desviaciones existentes, lo que posibilita reformular el plan y adoptar medidas correctivas para evitar que en el futuro las desviaciones se repitan.

¿Cuál es la diferencia entre retroalimentación negativa y retroalimentación positiva?:

La retroalimentación es la información que ingresa al sistema debido al control y puede ser de dos formas:

Negativa: La que lleva a decisiones que permiten modificar la actuación, es decir, corregir las desviaciones sin modificar la planificación.
Positiva: La que lleva al desplazamiento de las metas en la misma dirección de la desviación; el plan se adapta o aproxima al desempeño real.

Nombre y explique las necesidades de que exista control:

Crear y mejorar la calidad: Las fallas en los procesos se destacan y el proceso se corrige para evitar errores.
Enfrentar el cambio: Ayuda a detectar los cambios que afectan a los productos, procesos, servicios y otros.
Producir ciclos más rápidos: Acelerar los ciclos que implica el desarrollo y entrega de productos y servicios a los clientes.
Agregar valor: De tal manera que los clientes lo adquieran prefiriéndolo sobre la oferta de los competidores.
Facilitar la delegación y el trabajo.

Tipologías de control más usadas:

Cuantitativos: Ejemplo: Ventas (volúmenes físicos de ventas).
De calidad: Ejemplo: El servicio al cliente.
De tiempo: Ejemplo: Un programa.
Monetarios: Ejemplo: Un presupuesto (monto de las ventas).

Tipos de control especiales y ejemplos:

Controles generales: A toda la empresa o una gran parte como unidad base.
Controles generales financieros: Análisis económico y financiero y el análisis de punto de equilibrio, etc.
Controles generales de auditoría: Para declaraciones financieras, valorar las operaciones contables y financieras y evaluar los resultados administrativos.
Control general por área clave: Medir resultados y comparar con metas preestablecidas, en ciertas áreas o campos de acción básicos de la empresa.
Control presupuestario: Relación con el presupuesto y su grado de cumplimiento.