Introducción a la Administración

Planificación

Es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

La planificación implica:

• Definir una meta
• Establecimiento de una estrategia
• Desarrollo de planes

[Para planificar se debe tener en claro lo que se quiere lograr: son planes de acción para alcanzar un objetivo o meta.]

Principios de la Planificación

• Flexibilidad: Ser adaptable a las condiciones cambiantes.
• Factibilidad: Que los objetivos sean reales y posibles de alcanzar (es decir, factibles, nada demasiado ambicioso u optimista).
• Objetividad: Basar la planificación en datos reales y objetivos y no en pensamientos subjetivos.
• Cambio de Estrategia: Cuando un plan se extiende, cambiar la estrategia en pro de alcanzar el objetivo de otra manera.

Importancia de la Planificación

• Permite el uso racional de recursos.
• Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
• Prepara a la empresa para hacer frente a contingencias.
• Reduce la incertidumbre.
• Condiciona a la empresa al ambiente externo.
• Proporciona elementos para llevar a cabo el control.

Etapas de la Planificación

• Formulación: Establecimiento de ideas, recursos y elementos para hacer la planificación factible.
• Discusión: Intercambio de ideas sobre el contenido de la misma, considerando oportunidades, objetivos y presupuestos.
• Aprobación: Aceptar la planificación realizada como la más idónea para el logro de los objetivos.
• Ejecución: Aplicación del plan.

Etapas del Proceso de Planificación

1. Diagnóstico de la situación actual.
2. Previsión de necesidades.
3. Racionalización de recursos.
4. Toma de decisiones:
   1. Definición de metas.
   2. Acciones a emprender.
   3. Establecer el tiempo.
5. Construcción del plan (Etapas definidas).
6. Ejecución.
7. Evaluación.

Estrategias

Se definen como las guías de acción para el logro de los objetivos en un plan estratégico.

El Plan

Resultado del proceso de planificación. Se definen como esquemas y diseños detallados de lo que habrá de realizarse en el futuro y las especificaciones para su realización.

Planes según el Tiempo que Abarcan

• Corto Plazo: Menor o igual a 1 año.
• Mediano Plazo: 1 a 3 años.
• Largo Plazo: Mayor a 3 años.

Planes según su Alcance o Amplitud

• Estratégicos: Metas generales (de la empresa), son a largo plazo.

  Una herramienta utilizada con frecuencia para formular estrategias mediante la comparación de la situación interna y externa es la matriz F.O.D.A.

• Tácticos: Referidos a cada departamento. Aquí se crean las tácticas que se aplicarán para desarrollar las estrategias del plan anterior y así, se cumplan los objetivos principales previamente fijados. Son a mediano plazo.
• Operativos: Formulan y asignan actividades. Son a corto plazo.

Niveles Jerárquicos de una Organización

Nivel Estratégico

• Niveles de Responsabilidad: Conducción y toma de decisiones.
• Según Tiempo: Largo plazo.
• Tipo de Plan: Plan estratégico.

Nivel Táctico

• Niveles de Responsabilidad: Desagregación de directrices y coordinación de áreas funcionales.
• Según Tiempo: Mediano plazo.
• Tipo de Plan: Plan táctico.

Nivel Operativo

• Niveles de Responsabilidad: Concreción de objetivos y metas. Ejecución de acciones.
• Según Tiempo: Corto plazo.
• Tipo de Plan: Plan operativo.

Diagnóstico Organizacional

Por medio de un informe se realizan diagnósticos internos y externos.

• Interno: Conocimiento de la institución.
• Externo: Variables políticas, ambientales, económicas, sociales, tecnológicas, etc.

Organización

• Como Entidad: Entidad que le permite a la sociedad perseguir logros o metas que no pueden obtenerse de manera individual.
• Como Función Administrativa: Necesaria para integrar y coordinar los recursos humanos, materiales, financieros y de información que se requieren para alcanzar los objetivos.

Importancia de la Organización como Función

• Debe ser de carácter continuo.
• Permite el logro de los objetivos.
• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades.
• Delimita funciones en las actividades.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos.

Tipos de Organización

• Formal: «Estructura de relaciones profesionales entre personas, planeada para facilitar la consecución de objetivos generales de la organización» (Chavenato, 2008).
• Informal: «Es una red de relaciones e interacciones desarrolladas espontáneamente, entre personas que ocupan posiciones en la organización formal» (Chavenato, 2008).

Bases del Diseño Organizacional

• División del Trabajo: Grado en que las actividades de una organización se dividen en tareas separadas.
• Departamentalización: Fundamento mediante el cual se agrupan las tareas.
• Jerarquización: Disposición de las funciones de una organización por orden de mando, grado e importancia.
• Coordinación: Arreglo ordenado del esfuerzo de un grupo para propiciar unidad de acción en el logro de un propósito común.

Estructura Organizacional

• Autoridad: Derecho formal y legítimo de un administrador para emitir órdenes, tomar decisiones y asignar recursos a fin de lograr los resultados esperados.
• Responsabilidad: Obligación de realizar cualquier tarea asignada.
• Delegación: Otorgar al subordinado la autoridad necesaria y su correspondiente responsabilidad operativa para realizar una actividad.

Organigramas

Representación gráfica de la organización de la empresa. Se detallan los niveles de mando.

Es utilizado mayoritariamente en empresas medianas y grandes.

Tipos de Organigramas

• Verticales
• Horizontales
• Mixtos
• Circulares
• Escalares