Tipos de Comunicación Empresarial

Comunicación Vertical

• Ascendente: Se establece verticalmente de abajo hacia arriba, fluyendo desde los empleados hacia los directivos. Su finalidad principal es que los directivos conozcan de primera mano los problemas de los trabajadores (sugerencias, quejas, ideas) y que estos se sientan parte activa de la empresa.
• Descendente: Se origina verticalmente de arriba abajo, desde los directivos hacia los trabajadores. Su objetivo es informar a los subordinados sobre los objetivos de la empresa y las tareas necesarias para alcanzarlos.

Comunicación Horizontal

Se produce entre personas del mismo nivel jerárquico, incluso si pertenecen a departamentos distintos. Es fundamental para que la empresa funcione como un todo integrado. Para que esta comunicación sea efectiva, debe estar bien canalizada. Puede ser oral o escrita, y requiere educación y control constante para asegurar que el mensaje se transmite de manera adecuada a cada situación, previniendo malas interpretaciones que puedan generar resultados negativos para la organización y sus empleados.

Modelos de Estructura Organizativa

Estructura Lineal

Se fundamenta en el principio de mando: todos los miembros de la empresa dependen de un único superior, quien emite órdenes y directrices. Cada persona está subordinada a un jefe inmediato. Este modelo es adecuado para empresas pequeñas y medianas, o grandes con procesos simples o centrados en un solo producto.

Ventajas:

• Simplicidad y facilidad de entendimiento (aunque puede ser lenta).
• Autoridad y áreas de responsabilidad claramente definidas; cada trabajador obedece a un solo jefe.
• Rapidez en la toma de decisiones.

Inconvenientes:

• Falta de especialización de los directivos, ya que abarcan múltiples campos.
• Concentración excesiva de autoridad.
• Poca flexibilidad para adaptarse a los cambios.
• Posible falta de motivación en los subordinados.

Estructura Funcional

Se caracteriza por la existencia de especialistas dedicados a tareas concretas de la actividad empresarial. Los niveles inferiores se conectan con diversos jefes, cada uno experto en su función. El objetivo es superar las limitaciones de la estructura lineal mediante la especialización, aunque los subordinados no dependan de un único superior inmediato, pudiendo tener varios jefes o directivos por encima.

Ventajas:

• La empresa cuenta con especialistas dedicados exclusivamente a su área.
• Las comunicaciones se realizan de forma directa.
• La especialidad impulsa las decisiones.

Desventajas:

• Posibilidad de conflictos de convivencia debido a órdenes contradictorias de múltiples jefes.

Estructura STAFF

Busca solucionar los inconvenientes de los modelos anteriores. Posee una estructura central jerárquica con el soporte de departamentos de asesoramiento (staff).

Ventajas:

• Permite la intervención de especialistas que asesoran a diversos departamentos.
• Mantiene la relación de mando, donde cada persona recibe órdenes de un único jefe.

Desventajas:

• Las decisiones son lentas debido a la necesidad de consultar a los departamentos de asesoramiento.
• Riesgo de conflictos si el personal del departamento de staff toma decisiones que no le competen.
• Genera un coste adicional para la empresa.

Estructura Matricial

Típica de empresas industriales, combina al menos dos variables organizativas, como funciones y proyectos, unidas por relaciones de autoridad. Existe una doble autoridad: cada persona recibe instrucciones del director del proyecto (horizontalmente) y del director de su departamento funcional (verticalmente). Generalmente, una de estas autoridades prevalece sobre la otra (usualmente la del director del proyecto). Esta distribución suele tener una duración limitada al ciclo de vida del proyecto.

Ventajas:

• Organización flexible y adopción de nuevos métodos junto a la estructura habitual.

Desventajas:

• Necesidad de coordinar a todas las personas involucradas en el proyecto.
• Potencial surgimiento de conflictos entre los directores.

Organigramas Empresariales

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de organización empresarial, presentados de forma sintética y simplificada para mostrar sus características principales.

Requisitos de un Organigrama

• Diferenciar claramente los elementos que componen la empresa.
• Diferenciar los niveles y posiciones de autoridad.
• Ser de fácil comprensión.
• Ser sencillo, incluyendo solo los elementos indispensables.

Es fundamental acompañar los organigramas con descripciones de posición, detallando responsabilidades y relaciones entre los diferentes niveles jerárquicos, así como los procedimientos de decisión.

Clasificación según su Forma:

• Organigramas Verticales: Destacan la jerarquía de mando; las posiciones de mayor autoridad se ubican en los niveles superiores, y las subordinadas debajo.
• Organigramas Horizontales: Contienen los mismos elementos que los verticales, pero las unidades de mando se sitúan a la izquierda y las subordinadas a su derecha. Su objetivo es enfatizar la importancia de las funciones sobre la jerarquía.
• Organigramas Radiales: Menos comunes, buscan un impacto visual para resaltar los niveles más altos de dirección.

Clasificación según su Finalidad:

• Organigramas Informativos: Ofrecen una visión global de la empresa, mostrando solo las grandes unidades.
• Organigramas de Análisis: Muestran la totalidad de la estructura organizativa de manera detallada.

Clasificación según su Extensión:

• Organigramas Generales: Reflejan la estructura completa de la empresa, incluyendo todos los departamentos.
• Organigramas Detallados: Informan sobre la organización específica de un departamento concreto.

Clasificación según su Contenido:

• Organigramas Estructurales: Solo representan las unidades que forman la empresa y sus relaciones.
• Organigramas de Personal: Muestran las personas (nombre y cargo) que ocupan las diferentes unidades.
• Organigramas Funcionales: Describen cómo está organizada y estructurada cada una de las unidades.

Teorías de la Motivación y Comportamiento Laboral

Teoría X

Postula que las personas:

1. Tienen aversión al trabajo, considerándolo un mal que debe soportarse, por lo que trabajan lo mínimo necesario.
2. Carecen de ambición y no desean responsabilidades.
3. Prefieren ser dirigidas.
4. No quieren cambios y se inclinan por métodos conocidos.

Teoría Y

Sostiene que las personas:

1. Quieren trabajar; el trabajo les estimula y les ayuda a realizarse.
2. Creen que el esfuerzo dedicado al trabajo es tan natural como el de un deporte o el juego.
3. Poseen ambición, imaginación y creatividad.
4. Buscan responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo.

Teoría Z

Se enfoca en el trabajo conjunto, considerando a todos los empleados importantes para la empresa. Busca conciliar los intereses de los trabajadores con los de la organización. Promueve la valoración adecuada de los empleados, el reconocimiento de su aportación, el estímulo de la comunicación, el respeto mutuo, las relaciones a largo plazo, la mejora continua en todos los niveles, el fomento de una cultura participativa y el incremento de la productividad empresarial.

Proceso de Incorporación de Personal

El Reclutamiento

La empresa debe implementar técnicas de reclutamiento dirigidas a recibir candidaturas de personas interesadas en cubrir una vacante, asegurando que cumplan con los requerimientos del puesto. El objetivo es contar con candidatos que, en principio, satisfagan dichas necesidades.

Técnicas de Reclutamiento:

• Interno: Captación de candidaturas de empleados actuales mediante procesos de promoción interna. Esto facilita la adaptación, ya que el candidato ya conoce la empresa y sus procesos internos.
• Externo: Captación de candidaturas de personas ajenas a la empresa, utilizando diversas fuentes como bolsas de trabajo de entidades sociales o educativas, agencias de colocación, servicios públicos de empleo, empresas de trabajo temporal o técnicas basadas en Internet.

La Selección

La selección de personal es la elección adecuada de los individuos que trabajarán en la empresa, siendo un factor determinante para el éxito empresarial. Es crucial realizar un análisis completo de lo que el candidato aporta al puesto. Se debe considerar su trayectoria profesional pasada, pero, en mayor medida, lo que puede llegar a contribuir a la empresa en el futuro.

El contrato de trabajo es el acuerdo donde se reflejan las voluntades de la empresa y el trabajador, quien se compromete a prestar sus servicios de forma personal y remunerada, actuando bajo dirección empresarial y cediendo el resultado de su actividad.

Outsourcing (Externalización)

Al margen del trabajo por proyectos, algunas empresas contratan profesionales independientes de manera fija para realizar tareas específicas (contabilidad, gestión de nóminas, marketing), ya que resulta más económico que realizarlas internamente. A esto se le denomina externalizar tareas.

Mediante la externalización, la empresa busca mayor flexibilidad e incrementar la eficiencia, tendiendo a delegar aquellas áreas que no aportan valor añadido. Esto permite que la empresa centre sus esfuerzos operativos en su negocio principal, sin desperdiciar tiempo y recursos en actividades secundarias.

La externalización es un proceso que implica la contratación de empresas externas para la prestación de servicios que antes se obtenían internamente. ¿También es llamado outsourcing?

La Motivación de los Recursos Humanos

6.2. Teoría de la Pirámide de las Necesidades de Maslow

Maslow representa las necesidades humanas en forma de pirámide:

1. Necesidades Fisiológicas (Básicas): Comer, beber, protegerse del frío, etc. El individuo puede creer que, si estas necesidades están garantizadas de por vida, será feliz y no deseará nada más.
2. Necesidades de Seguridad: Aparecen cuando las primarias están satisfechas. Sirven para consolidar lo obtenido, como un contrato indefinido, un seguro o la jubilación.
3. Necesidades Sociales o de Estatus: Agrupan las necesidades de afecto y de sentirse aceptado por la comunidad. En el contexto empresarial, implica sentirse considerado, respetado e integrado.
4. Necesidades de la Propia Estima: Incluyen la confianza en uno mismo, la fama y el prestigio. Aplicado a la empresa, significa que se valore la capacidad de trabajo de la persona.
5. Necesidad de Autorrealización: Es el nivel más alto, el deseo de ser más y alcanzar el máximo potencial que la persona sea capaz de lograr.

6.3. Teoría de los Dos Factores de Herzberg

El psicólogo Herzberg desarrolló una teoría sobre la motivación laboral basada en la influencia de dos tipos de factores sobre el grado de satisfacción de los trabajadores:

Factores de Higiene (o Mantenimiento)

No generan satisfacción directamente, pero su ausencia sí provoca insatisfacción en los trabajadores. Aunque no motivan la realización del trabajo en sí, su existencia elimina preocupaciones del personal. Entre estos factores se encuentran: el salario, las condiciones de trabajo, la seguridad, la estabilidad, las relaciones interpersonales y la política de la empresa.

Factores de Motivación

Generan directamente satisfacción en los trabajadores. Son factores motivacionales estrictos, ya que provienen de la relación intrínseca de la persona con su trabajo y satisfacen necesidades de autorrealización y logros personales. Destacan: la responsabilidad, el reconocimiento, la promoción interna, el trabajo estimulante, la autorrealización y el desarrollo personal y profesional.