El Proceso Administrativo: Pilar de la Gestión Empresarial

El proceso administrativo se define como el conjunto de funciones y actividades que la administración de una empresa lleva a cabo para alcanzar sus objetivos. Este proceso se divide en dos fases principales:

Fase Mecánica

Esta fase se enfoca en la estructura y la planificación:

• Planificación: Establecimiento de fines y objetivos.
• Organización: División del trabajo y jerarquización de responsabilidades.

Fase Dinámica

Esta fase se centra en la ejecución y el seguimiento:

• Gestión: Incluye la toma de decisiones, la comunicación y el liderazgo.
• Control: Verificación y corrección de desviaciones respecto a lo planificado.

La Planificación Estratégica

La planificación consiste en fijar objetivos, diseñar estrategias para su consecución, definir políticas empresariales y establecer criterios de decisión, todo ello orientado a lograr las metas de la empresa. Para llevarla a cabo, se deben seguir una serie de pasos definidos.

La Organización Empresarial

La organización es la función que diseña la estructura de la empresa, definiendo las tareas, responsabilidades y autoridad de cada miembro. Aspectos clave de la organización incluyen:

• Determinación de los niveles organizativos.
• Claridad en las funciones y objetivos asignados a cada persona.
• Establecimiento de una cadena de mando clara (a quién obedecer).
• Fomento de la comunicación en todos los niveles.

Organización del Trabajo

La organización del trabajo se refiere al conjunto de normas que coordinan los recursos de la empresa para alcanzar objetivos con el mínimo coste y esfuerzo.

Escuelas de Pensamiento en Organización del Trabajo

• Escuela de la Organización Científica del Trabajo (Taylorismo): Principios fundamentales para disminuir costes de producción:
  • Análisis y diseño de cargas y tareas.
  • Especialización de funciones.
  • Descentralización de responsabilidades.
  • Eliminación de tiempos ociosos.
  • Incentivos salariales basados en la productividad.
• Principios de Fayol: Modelo de relaciones internas en la empresa:
  • División del trabajo.
  • Jerarquía bien definida.
  • Unidad de mando y dirección.
  • Remuneración equitativa.
  • Equilibrio entre autoridad y responsabilidad.
• Escuela de Relaciones Humanas (Elton Mayo):
  • Existencia de incentivos no materiales y objetivos sociales.
  • Importancia de la atención de la empresa hacia el trabajador.
  • El ser humano no puede ser programado como una máquina.

Conceptos Clave en Organización

• División del Trabajo: Distribución de tareas necesarias para la producción de un bien o servicio en partes más pequeñas y específicas.
• Organización Formal: Estructura intencional y definida de la empresa, donde cada elemento se ubica de manera óptima.

Modelos de Estructura Organizativa

• Modelo Lineal:
  • Ventajas: Simplicidad, autoridad y responsabilidades bien definidas, obediencia a un solo jefe.
  • Inconvenientes: Falta de especialización de directivos, poca flexibilidad, baja motivación de subordinados.
• Modelo Funcional:
  • Ventajas: Especialización de funciones, comunicación directa, decisiones impulsadas por la especialidad.
  • Inconvenientes: Posibilidad de recibir órdenes contradictorias de múltiples jefes, generando conflictos.
• Modelo en Línea y Asesoramiento:
  • Ventajas: Intervención de especialistas que asesoran a departamentos, obediencia a un solo jefe.
  • Inconvenientes: Lentitud en la toma de decisiones.
• Modelo Matricial:
  • Ventajas: Flexibilidad organizativa.
  • Inconvenientes: Necesidad de coordinación entre múltiples personas y posibles conflictos entre directores.

Organigramas

Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura empresarial, sintéticas y simplificadas, que muestran sus características principales. Deben cumplir los siguientes requisitos:

• Diferenciar los elementos que componen la empresa.
• Diferenciar los niveles y posiciones de autoridad.
• Ser de fácil comprensión.
• Ser sencillos, incluyendo solo los elementos indispensables.

Organización Informal

La organización informal surge espontáneamente de las relaciones personales y sociales no preestablecidas por la dirección. Se manifiesta en:

• Relaciones naturales entre miembros no reflejadas en el organigrama.
• Aparición de líderes espontáneos.
• Necesidad de hacer reivindicaciones ante problemas empresariales.

La Gestión y la Dirección de Personas

Gestionar implica lograr que las personas de la empresa realicen las tareas necesarias para alcanzar los objetivos marcados. La gestión se estructura en diferentes niveles:

• Alta Dirección: Planifica a largo plazo, es responsable del cumplimiento de objetivos y supervisa el funcionamiento global.
• Nivel Intermedio: Ejecuta y controla la planificación general; son los jefes de departamento.
• Nivel más Bajo: Asigna tareas a los trabajadores, ejecuta y controla procedimientos.

Funciones del Directivo

• Elegir las tareas a realizar.
• Transmitir las tareas a los trabajadores.
• Dar instrucciones correctas para la ejecución de tareas.
• Crear situaciones de trabajo favorables para motivar a los empleados.

Liderazgo

El liderazgo es la capacidad de influir, animar y motivar a otros para alcanzar objetivos con entusiasmo y voluntad propia. Existen diferentes estilos de liderazgo:

• Autoritario: Estilo dominante.
• Democrático: El líder se integra en el grupo.
• Liberal: El líder participa poco, otorgando libertad de decisión a los trabajadores.

Toma de Decisiones

La toma de decisiones convierte la información en acción. Las decisiones se basan en la intuición o la experiencia y pueden tener consecuencias positivas o negativas que deben ser sopesadas.

El Control en la Gestión Empresarial

Controlar consiste en verificar que todo se desarrolle según lo previsto en la planificación. Existen diversas técnicas de control:

• Auditoría: Verifica la planificación en relación con la contabilidad y la rentabilidad de los recursos.
• Control de Presupuesto: Asegura el cumplimiento de las proyecciones numéricas de la planificación.
• Estadística: Permite analizar datos históricos, extraer conclusiones y realizar pronósticos.

Gestión de los Recursos Humanos

La gestión de los recursos humanos abarca las decisiones, acciones y políticas relacionadas con el capital humano, orientadas a mejorar la productividad y competitividad.

Reclutamiento y Selección de Personal

• Reclutamiento Interno: Captación de candidatos dentro de la plantilla mediante promoción interna, lo que agiliza y abarata la adaptación.
• Reclutamiento Externo: Captación de candidatos ajenos a la empresa a través de diversas fuentes de ofertas de trabajo.
• Selección de Personal: Elección adecuada de las personas para trabajar en la empresa, un factor determinante para el éxito empresarial.

El Trabajo y la Remuneración

• Trabajo: Conjunto de tareas y actividades que las personas desarrollan en la empresa, representando la aportación del elemento humano como factor de producción.
• Salario: Totalidad de percepciones económicas (en especie o monetarias) que recibe el trabajador por sus servicios.

Nómina y Complementos Salariales

La nómina, que registra las operaciones salariales, incluye:

• Encabezado.
• Devengos: Cantidades recibidas por diversos conceptos.
• Deducciones: Aportaciones a la Seguridad Social y retenciones de IRPF.
• Total a percibir.

Los complementos salariales son cantidades adicionales al salario base, como antigüedad, horas extras, plus de nocturnidad o incentivos de productividad.

Las pagas extraordinarias son adicionales a las mensuales, debiendo ser como mínimo dos al año.

Seguridad Social y Salario Mínimo

• Seguridad Social: Organismo público que garantiza asistencia sanitaria y prestaciones sociales.
• Salario Mínimo Interprofesional (SMI): Remuneración mínima fijada por el gobierno para jornada completa, independientemente de la profesión.

Relaciones Laborales

• Sindicato: Asociación de trabajadores para la defensa de sus intereses comunes.
• Negociación Colectiva: Proceso para acordar condiciones laborales entre trabajadores y empresarios.
• Conflicto de Intereses: Situación donde los intereses de dos interlocutores colisionan.

Equipos de Trabajo y Colaboración

• Equipo de Trabajo: Grupo coordinado de individuos que colaboran para realizar una tarea, generando sinergia (un valor superior al de la suma individual).
• Trabajo Colaborativo: Puesta en común de conocimientos, materiales e ideas para construir un saber común y compartido.

Trabajo por Proyectos y Objetivos

Esta modalidad implica la organización de equipos (internos y externos) para ejecutar proyectos concretos alineados con los objetivos empresariales. Sus características incluyen:

• Menor número de trabajadores fijos.
• Contratación de personal a tiempo parcial por proyectos.
• Trabajo en equipo sin individualismos, compartiendo conocimientos.
• Énfasis en la calidad del trabajo.
• Reorganización del espacio físico.

Externalización

La externalización consiste en contratar empresas externas para la prestación de servicios que antes se realizaban internamente.

Inteligencia Emocional y Motivación Laboral

• Inteligencia Emocional: Capacidad para reconocer y gestionar sentimientos propios y ajenos.
• Motivación Laboral: Conjunto de estímulos que guían la actuación del trabajador. Las empresas utilizan herramientas como el dinero, el buen trato, las expectativas de futuro, el reconocimiento y la colaboración para motivar.

Teorías de la Motivación

• Necesidades Humanas de Maslow: Jerarquía de necesidades:
  1. Fisiológicas: Básicas (comer, beber).
  2. Seguridad: Contrato indefinido, seguro, jubilación.
  3. Sociales: Sentirse considerado, respetado e integrado.
  4. Estima: Valoración de la capacidad de trabajo.
  5. Autorrealización: Alcanzar el máximo potencial (ser jefe, director).
• Teoría de los Factores de Herzberg:
  • Factores de Higiene: Su ausencia genera insatisfacción (salario, condiciones de trabajo, seguridad, estabilidad, política de empresa).
  • Factores de Motivación: Generan satisfacción (responsabilidad, reconocimiento, promoción, trabajo estimulante, autorrealización, desarrollo profesional).