Conceptos Fundamentales de la Organización Empresarial

Definición de Organización

Como Fase del Proceso Administrativo

«La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella, el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento».

Como Acción y/o Actividad

«Corresponde a dar un orden a las cosas en cualquier escenario de aplicación».

Según Fayol (1972)

«Consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas, a saber: las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativas» (Fayol, 1972).

Factores que Afectan la Organización

• Las estrategias definidas para el logro de los objetivos.
• El tamaño de la organización.
• La disponibilidad y el uso de tecnología por parte de la organización.
• Los cambios del entorno.
• Los mercados a quienes se atiende.
• El grado de calificación de las personas.

Elementos Clave del Diseño Organizacional

• División y especialización del trabajo.
• Las jerarquías administrativas.
• Las líneas de autoridad o cadenas de mando.
• La amplitud del control.
• La centralización o la descentralización.
• La formalización de las relaciones y de normas y procedimientos.
• La departamentalización.

Jerarquía Organizacional

«Forma de organización dentro de una institución de acuerdo a la importancia o autoridad de los cargos designados».

«Se utiliza para designar la cadena de mando que comienza con los gestores de alta dirección y sigue hasta los trabajadores no gestores, pasando, sucesivamente, por todos los niveles de la estructura organizacional».

Autoridad en la Organización

«Se refiere a las facultades inherentes de una posición superior para dar órdenes y esperar que estas sean cumplidas».

«La autoridad se ha definido de varias formas: como atributo de una persona, cargo u oficio que otorga un derecho a dar órdenes; como una relación entre los cargos de superior y subordinado; como una cualidad que hace que una orden se cumpla, y como base de un comportamiento» (Peabody, 1975).

Autoridad Lineal

«Facultad o derecho para mandar o actuar; es la capacidad de mandar a los demás para que actúen o no. La autoridad lineal es la que se encuentra expresada en el organigrama y documentos formales de la EPA. También llamado poder legítimo, que está ligado al cargo o posición alcanzada en la EPA».

«La autoridad puede ejercerse mediante: sanciones, recompensas, persuasión, etc.»

Cadena de Mando

«Se refiere a la línea continua de autoridad que va desde la parte superior de la organización hasta la última posición; además, esclarece quién reporta a quién».

Unidad de Mando

«La orden será designada solo por el inmediato superior, no existiendo dualidad de mando, con el propósito de no generar confusión o conflicto de intereses que altere el buen ritmo de las operaciones».

Tramo de Administración o Amplitud de Control

«Supervisión; extensión de control de un superior sobre sus subordinados».

Tipos de Organización

Organización Formal

«Una estructura organizacional oficialmente diseñada para reflejar la jerarquía de control, planear las relaciones interpersonales y establecer canales de comunicación».

Organización Informal

«Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección y organización de la empresa, but que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí».

Diferenciación Organizacional

«Es la división del trabajo en departamentos o subsistemas y en capas de niveles jerárquicos. La diferenciación puede ser horizontal o vertical».

Centralización y Descentralización

Centralización

«Se refiere a la localización y distribución de la autoridad para tomar decisiones. Es la concentración de las decisiones en la cima de la organización con poca o ninguna delegación. Todas las decisiones deben ser llevadas a la cúpula para que esta apruebe o decida».

Descentralización

«Tendencia de dispersar la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada. Es delegar la autoridad en niveles inferiores de la organización, dándole cierto espacio para la toma de decisiones. No existe descentralización absoluta. Los gerentes no pueden delegar toda su autoridad, pues su estatus dejaría de existir».

Integración Organizacional

«Se refiere a los medios de coordinación y enlace de las partes de la organización. Para evitar la dispersión, debe haber alguna interrelación e integración».

Formalización en la Organización

«Se refiere a la existencia de normas y procedimientos que prescriben cómo, cuándo y por qué se ejecutan las tareas. La formalización sirve para reducir la variabilidad humana, impone rigidez y obediencia, y elimina la libertad personal para asegurar que las cosas se ejecuten de acuerdo a lo previsto. Ejemplos: certificados, firmas reconocidas, aprobaciones, formularios, etc.»

Departamentalización

Concepto de Departamento

«El término departamento hace referencia a un área, división, sección, sucursal, unidad o segmento de una empresa sobre la cual un jefe tiene autoridad. Es utilizado para obtener homogeneidad en las tareas de cada órgano, teniendo en cuenta el tamaño y complejidad de las organizaciones y de las operaciones que esta desempeñe».

Departamentos en las Grandes EPAS (Empresas)

En las grandes empresas (EPAS) se usa de forma más estricta, pues indica relaciones jerárquicas:

• Vicepresidente: División.
• Director: Departamento.
• Gerente: Sucursal.
• Jefe: Sección.

Reingeniería de Procesos

«Optimizar los procesos mediante su rediseño, a partir de una revisión y análisis de los mismos, obteniendo mejoras en el desempeño en aspectos críticos de la empresa como son: costos, calidad, servicio y rapidez. Es ‘volver a empezar'» (Hammer & Champy).

Flexibilidad Organizacional

«Capacidad que ostenta el órgano corporativo para adaptarse a los distintos cambios que se presentan en el entorno».

El Organigrama

Definición de Organigrama

«Los organigramas son la representación gráfica que muestra cómo están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una institución o empresa. Este permite conocer la ubicación que se da de los distintos departamentos, secciones, oficinas, etc., que conforman la institución».

¿Qué Expresa un Organigrama?

• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales formales de comunicación.
• La naturaleza lineal o staff del departamento.
• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
• Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

Liderazgo en la Organización

«El liderazgo es la capacidad de influir en las personas para que ejecuten lo que deben hacer. Incluye dos conceptos: poder y autoridad. Se refiere a la manera de introducir cambios en el comportamiento de las personas, mediante la motivación, el respeto y el buen ejemplo».

Procedimientos y Normas

Procedimiento

«Secuencia de pasos o etapas que se deben seguir con rigurosidad para ejecutar los planes. Son una serie de pasos detallados que indican cómo cumplir una tarea o alcanzar un objetivo».

Norma

«Modos de proceder que se reflejan en el comportamiento esperado de los miembros del grupo».

Unidades Estratégicas de Negocios (UEN)

«Son empresas distintas establecidas como unidades de una compañía más grande para asegurar que ciertos productos o líneas de productos sean promovidos y manejados como si fuesen una empresa independiente».

Recentralización

«Centralización de autoridad que antes estaba descentralizada; normalmente, no es una reversión completa de la descentralización, ya que la autoridad delegada no se retira por completo».

Poder en la Organización

«La habilidad de individuos o grupos de inducir o influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos. El poder es un concepto más amplio que la autoridad (esta se da en la organización)».